onsdag 15 september 2010

Öppet brev

15 sep 2010

Öppet brev till
Eva Östling Ollén
Ordförande, Styrelsen för Malmö högskola

Angående IT-system vid Malmö högskola

Jag skriver detta brev för att styrelsen för Malmö högskola ska få kännedom om hur de olika IT-system som används vid Malmö högskola påverkar min - och troligtvis andras - arbetssituation. Först lite bakgrundsinformation. De system som på olika sätt påverkar arbetssituationen är huvudsakligen följande:

- Kronox, för schema och lokalbokning
- Palasso, för semester, tjänstledighet mm
- Invoice manager, för fakturahantering
- It's learning, för studentkommunikation
- Novell Groupwise för Mail mm
- LDAP-system för inloggning på Malmö högskolas personal- och studentdatorer samt inloggning på flertalet av ovan nämnda system

Kronox är ett nytt schemasystem som infördes för samtliga områden/institutioner under sommaren (vissa institutioner har använt det sedan tidigare). Införandet av systemet har medfört att antalet schemaläggare vid KS och CTS som delar denna tjänst ökat från en till två personer. Systemet genererar scheman som innehåller koder som är obegripliga för såväl lärare som studenter. Ett schematillfälle i kursen databasbaserad publicering kan t.ex. se ut enligt följande: TGPDM09h Kurs.grp: ME105A-20102-CT220-2 Sign: K3BOPE Moment: Laboration Aktivitetstyp: 0. För att söka i schemat måste man också kunna dessa koder. En av de allvarligaste bristerna är att systemet inte kan detektera dubbelbokningar av lärare vilket brukar vara ett minimikrav för ett schemaläggningssystem. I vilka korridorer man än rört sig under hösten har man hört folk som ondgjort sig över Kronox, med all rätt. Varför har det då blivit så här? Jag är övertygad om att det beror på att systemet har införts utan att det undersökts vad kärnverksamheten har för behov. Det är ett exempel på att Malmö högskola lider av toppstyrning, där det primära behovet för toppen har varit att ha ett system där det är enkelt att få fram uppgifter om lokalkostnader och lokalutnyttjande. Detta är naturligtvis viktiga faktorer då Malmö högskola med största sannolik skulle kunna använda lokalerna mer effektivt än i dagsläget. Tyvärr syns det ingen stans den egentliga kostnaden för systemet, räknat i alla timmar som lärare (och även studenter) måste lägga ned på administrativa rutiner i samband med schemaläggning. Istället för att införa ett lokalbokningssystem med begränsade schemaläggningsfunktioner borde ett riktigt schemaläggningssystem med lokalboknings- och lokaldebiteringsfunktioner införts.

Palasso är ett personaladministrativt system som hanterar reseräkningar, semester, tjänstledighet mm. Grundtanken är att det är ett egenrapporteringssystem, dvs de anställda ska själva anmäla sina ärenden i ett datorbaserat system. Tidigare skedde detta med hjälp av pappersblanketter som sedan en personaladministratör matade in i systemet. Tanken är i sig god men systemet har allt för många brister för att vara användbart. Återigen handlar det om användare måste kunna olika abstrakta koder för att hantera enkla ärenden. Systemet vägrar ofta att acceptera det man matar in, för att man angivit fel eller ingen kod i någon kryptisk ruta. Problemet här är att man inte tagit hänsyn till den djupa kompetens som finns bland lönehandläggarna på Malmö högskolas personalavdelning. När ärendena lämnades in på papper kunde lönehandläggarna enkelt komplettera ofullständiga rutor med rätt koder, något som är omöjligt för en som bara använder systemet vid enstaka tillfällen. När systemet infördes trodde man tydligen att den mångåriga erfarenhet som fanns hos lönehandläggarna automatiskt skulle överföras till alla lärare vid Malmö högskola. Resultatet blir förstås att lärarna måste ägna mer tid åt administrativa ärenden och mindre åt undervisning och forskning.

Invoice manager används inte av alla lärare, utan huvudsakligen av chefer och andra med rätt att attestera fakturor. Systemet innehåller liknande brister som Palasso, problemet är dock mycket mindre eftersom det är ett begränsat antal personer som använder systemet, och de lär sig till slut hur det fungerar.
It's learning är ett learning management system som används för kommunikation mellan lärare och studenter. Även här rör det sig om ett system som är utvecklat för ett ändamål men används till ett annat. Systemet är utvecklat för att användas i grundskolan (används bland annat av grundskolor i Lund) men används på en högskola. Det innebär till exempel att systemet har svårt att hantera gruppstorlekar över 30 personer. Då vi ofta har kurser med mer än 100 deltagare blir systemet mycket svårjobbat. Systemet är också väldigt slutet. För att få tillgång till materialet på en kurs måste man vara registrerad på kursen. Detta ses säkert som en fördel av flera, men personligen tror jag på öppna system. Jämför med MIT-s open courseware (http://ocw.mit.edu). Där finns kursmaterial, videoföreläsningar mm för mer än 2000 kurserna på MIT. Det finns undersökningar som visar att denna typ av öppet material är utmärkt för att rekrytera och locka till sig studenter. Malmö högskolas slutna policy vad det gäller kursmaterial ser jag som direkt skadlig i längden. Igen handlar det om ett verktyg som inte stöder verksamheten. Verktyget kanske är bra om det används i rätt miljö (grundskolan) men definitivt inte bra på Malmö högskola.

Novell Groupwise används för mail mm. Idag har mailservern varit oåtkomlig under ca två timmar. Under senast året har mail-systemet varit mycket instabilt. Att mailservern varit otillgänglig under flera timmar har varit vanligt, det har till och med förekommit att mailservern varit otillgänglig i över ett dygn. För några veckor meddelade IT-avdelningen att "I fredags den 3 september mellan klockan 13-15  hade vi problem med mailservern vilket påverkade mailleveransen för inkommande och interna mail. Det finns en risk att du blivit av med mail under avbrottet. Vet du med dig att du saknar mail så be avsändaren skicka om mailet." Speciellt sista meningen är svår att ta på allvar.

LDAP är en tjänst som gör att samma användarnamn och lösenord kan användas till många olika tjänster. Inloggning på studentdatorer, It's learning, Palasso, Invoice manager mm. Ett sådant system är både bra och nödvändigt, men det visar också hur sårbart det kan vara. I dag har LDAP-servern legat nere mellan ca kl 12 och kl 14.30. Den administrativa personalen har inte kunnat använda sina system och undervisning som kräver datorer har fått ställas in. I det här fallet är det ett system som måste finnas, men det måste vara mer stabilt. Det måste också finnas reservlösningar som kan tas i drift om det ordinarie systemet kraschar.
Då alla ovan nämnda system används dagligen i verksamheten leder det till stora problem när de inte fungerar. Det leder till stress och osäkerhet då man aldrig vet om man kommer att kunna utföra en laboration eller inte. Det leder till ökad arbetsbelastning då inställda undervisningstillfällen måste tas igen senare. Det leder till bristande förtroende för Malmö högskola från studenternas sida när systemen inte fungerar. Det leder kort och gott till såväl ineffektivitet som ohälsa inom organisationen.
Det är viktigt att framhålla att problemen inte beror på exempelvis bristande kompetens hos IT-personal, utan enligt min mening på bristande verksamhetsförankring när Malmö högskolas ledning beslutar om införandet av olika system. Det handlar också om att denna fråga inte tycks ha tillräckligt hög prioritet hos ledningen.

Tyvärr är inte dessa exempel unika för Malmö högskola. De är tvärtom så vanliga att det finns en nyutkommen bok med titeln "Jävla skitsystem! - Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet – och hur vi kan ta tillbaka kontrollen" (http://javlaskitsystem.se). Jag bifogar ett exemplar av boken. Där finns både en problembeskrivning samt förslag till lösningar. Alla system jag nämnt ovan hamnar enligt mig i kategorin "Jävla skitsystem".

Min förhoppning är att detta brev gör att Malmö högskolas ledning får upp ögonen för problemen och ger högsta prioritet åt åtgärder - innan det är för sent. Hör göra av dig om du vill diskutera något i brevet eller få något förtydligat. Brevet finns även öppet tillgängligt med möjlighet för vem som helst att kommentera på http://thingsiteach.blogspot.com/2010/09/oppet-brev.html

Vänliga hälsningar

Bo Peterson
lektor och studierektor i Datavetenskap
Malmö Högskola
CTS
SE-205 06 Malmö

T 040-665 76 19
M 0709-655493

14 kommentarer:

  1. I subscribe Bo's opinions at a 100%. These are some of the everyday situations we face:

    - In our courses, the situation is so complex that even if we teach at KS, we get rooms assigned at Orkanen. This is in my humble opinion unacceptable. When we were sitting at the old K3 we had only 4 rooms but we never ran out of space, with the rationalization of the booking system we are constantly sent 1Km away from our building to go make some teaching.

    - When travelling the email system is constantly timing out, it is impossible to read email sometimes for full days

    - using the web email client requires typing in the password every 10 minutes since the sessions expire very quick. From an interaction design perspective it is unusable

    - since the deployment of Itslearning and the deprecation of Webzone, our students are impossible to contact. E.g. we cannot add them to Itslearning unless they have subscribed to the course following a webform. No matter if we know they are in the system. It has taken us one extra week to get everyone informed their courses were starting

    - first year students get no proper introduction to the IT system ... last year we noticed after 6 months in the process of teaching that many of them didn't know they had a Novell email account they could use

    SvaraRadera
  2. Jag undrar var http://studentportal.mah.se passar in i Informationsarkitekturen?
    mvh
    /L

    SvaraRadera
  3. Bo, stort tack att du tagit initiativet och beskrivit ett riktigt
    problem.

    Vi lärarna strävar efter att hålla en hög kvalitet på våra
    utbildningar men
    IT-systemet håller inte måttet och dessvärre fungerar det som en
    kvalitetssänkande faktor. Våra sommarkurser med flera hundra online
    studenter är mycket känsliga för brister i systemet.

    Det tar upp till 3 dygn efter registrering i en kurs innan en
    student kan se
    sin kurs på It's Learning! Är det en acceptabel processtid?
    Kronox, en mardröm för både studenter och lärare- ett schemasystem
    svårt att
    lita på!
    Studenter ringer tidigt på morgonen på min privata nummer och frågar
    om var
    vi skall vara idag.
    Palasso - ett steg bakåt. Tur att vi har administrativ personal som
    hjälper
    oss förstå hur det fungerar.

    Mailsystem är inte synkat med It's learning, vilket skapat stora
    problem med
    korrespondens mellan studenter och läraren.

    Min fråga är: görs någon användbarhets test av ett IT system innan man
    beslutar om att ta systemet i bruk?

    Hitintills, har de flesta nya system dykt upp för oss användare av
    systemet
    som en "big surprise" på morgonen!
    /Farid
    Lärare på CTS

    SvaraRadera
  4. It´s learning är konstruerat för övervakning - inte kommunikation.

    Vi använder Wordpress vid kursstarter och öppna presentationer. Det fungerar bra.

    Studenterna använder andra plattformar för sina kontakter.
    Mats

    SvaraRadera
  5. Jag håller med om att det är den logiska IT-infrastruktur det är fel på. Denna är vi på högskolan väldigt beroende av.
    Man kan jämföra denna med fysisk infrastruktur som innebär att vi måste kunna ta oss till och från högskolans olika byggnader och rum.

    En logisk IT-infrastruktur definieras som en samling stödsystem till verksamheten.
    Denna infrastruktur måste vara sådan att de olika systemen inom denna kan kommunicera med varandra och samverka.
    Kritiska system som påverkar alla andra system måste också vara redundanta och skyddade från olyckor.

    Ett exempel på hur olika IT-system kan motverka varandra är följande.
    Under upphandlingen av It´s learning gavs lärarna möjlighet att påverka och jag tog möjligheten i akt att deltaga i på möten på Orkanen för att ge min åsikt.
    Representanter för BIT, It´s learning, högskolans ledning och lärare var med på mötet.
    Då ställde jag frågan om olämpligheten att införa ett andra meddelandesystem, utanför det befintliga meddelandesystem vi redan har via epost på Mah.

    Denna åsikt mottogs men systemet med dubbla meddelandesystem infördes ändå och först efter ca: 6 månader märktes problemen med att systemen inte kommunicerade med varandra.
    Det var en student som inte fick svar från sin lärare och som gått vidare med ärendet.

    Då togs beslut om att alla meddelande i It´s learning skulle vidarebefordras även till mailsystemet.(En dubblering av meddelandena) Dock inte tvärt om eller åt andra hållet.

    Konsekvens:
    En lärare måste idag kontrollera först sin mail och sen sina It´s learningmeddelanden. Det sker en vidarebefordring åt ena hållet men inte åt det andra. Studenterna ser inte skillnaden mellan mail och it´s learningmeddelanden vilket medför att man måste skicka alla meddelanden dubbelt om man ska nå dem. Förvirringen är total.

    Jag är positivt överraskad till att dessa frågor lyfts och tycker det är viktigt att se vad man kan göra i positiv anda för att få rätt på IT-systemen.
    Det handlar inte om att peka finger på att någon gjort fel utan att gå vidare med att interagera system med varandra och få dem att samverka för organisationens bästa.

    /John Niubo

    SvaraRadera
  6. Kronox: Hela den tid i augusti som normalt skulle lagts på att fundera och planera förbättringar gick till att få ett fungerande - inte bra - schema för studenterna! Och det var bara ett fåtal timmar för att lära sig systemet, resten för att försöka lusläsa och hitta ändringsförslag. Schemaläggaren hinner bara om vi själva kommer med förslag. Och lika illa blir det varje terminsstart, uppskattningsvis fyrdubblat arbete.
    En stor ökning av lektioner som störs av studenter som gått fel.
    Kronox missar för övrigt dubbelbokningar av studentgrupper också - inte bara lärare.

    Palasso - även för enkla begripliga saker tar det längre tid att logga in i Palasso än att fylla i ett papper och gå till fots till andra ändan av byggnaden och lämna in det.

    Och så it's learning ... På mina kurssidor vill jag utnyttja man att internet är ett nät(!). Korsreferenser som länkar mellan sidor på flera olika nivåer. På it's learning verkar man bara kunna hämta och lämna papper. Föråldrat redan när det kom till oss. Och dessutom - om man ska kunna använda det som diskussionsforum, måste alla studenter som samläser registreras på samma it's learningsida. Jag har en kurs där studenterna registreras på 5 olika sidor! Och studenter som läser program behöver en sida/mötesplats också för programmet.

    Vi har också strukturen på MAH's hemsida. Jättesvår att hitta information på. Ofta måste man klicka flera icke självklara steg. För att inte tala om när hela strukturen plötsligt ändrades utan föregående varning, mitt under pågående termin. Ingen heittade någonting. Inga bokmärken fungerade.....

    Eller när epostsystemet för studenterna plötsligt ändrades några veckor före slutet på läsåret. Flera studenter missade viktig information då de inte lyckades få det nya systemet att fungera på flera veckor.

    Och hur många av programmen du tar upp fungerar i alla browsers? I alla fall inte Palasso eller invoice manager....

    Det pratas med jämna melleanrum om att man inte får glömma högskolans tredje uppgift - här känns det som vi håller på att glömma den första uppgiften.

    Anonym mahlärare

    SvaraRadera
  7. Bra talat Bo!
    Och då har Bo egentligen bara skrapat på ytan. Mellan alla dessa system finns en massa "små hack" med otroligt varierande kvalitet. Värst blir det när dessa "små hack" blommar ut och hindrar våra studenter att ens ta sig in på mah. Web registreringen och uthämtning av datoridentitet(computer-ID) är sådana nyckelfunktioner som tillsynes är bagatellartade men betyder enormt mycket eftersom det handlar om hur vi bemöter våra nya studenter. Vårt välkomnande är ofta ett besök Help Desken.

    Förresten... datoridentitet(computer-ID) är lustigt benämning på vad normalt kallas användarnamn (username) i alla andra system.

    it's learnings meddeladefunktion... jisses... Det är fullständigt galet att ha två inboxar att hålla reda på.
    k3miru

    SvaraRadera
  8. Jag delar helt Bos uppfattning om de stödsystem som snarare utgör hinder i vår dagliga verksamhet

    SvaraRadera
  9. Som student håller jag med om att systemen skapar problem. System som inte är användarvänliga bidrar till att onödig tid läggs på saker som borde ske betydlig smidigare. Tid som jag istället kunde använt till att studera. Framförallt handlar det om att hitta den information som jag förväntas ta del av i mina studier. Det är omständigt och ofta väldigt rörigt.

    SvaraRadera
  10. Kan inte hålla med mer! Tack Bo!

    SvaraRadera
  11. +1 på allt ovan nämnt.

    -Testade att logga in på Palasso tidigare idag, det går tydligen inte med Mac även om jag följer alla instruktioner och knep.

    - Det finns en 13 sidor lång manual för hur man använder mah's schemasystem Kronox, alltså om man vill se vilken sal man ska till. Det är ju bra med en manual men borde inte ett schema vara just lätt att läsa, är det inte det som är en av poängerna med ett schema?

    Vidare undrar jag om det inte resursslöseri att jag lägger dagar på att manuellt kontrollera schemakrockar mm?

    - It's leasing och en av många brister – meddelandefunktionen: Som anställd på mah är jag, om jag inte misstar mig, skyldig att svara på mail mm inom en viss tid. Att kommunicera via två (2!) och inte bara ett instabilt system (mail/novell groupwise) och hantera inkommande meddelanden/mail på It's Learning (med dess tillkortakommanden som John redogjorde för ovan samt minst sagt bristande möjlighet att organisera) gör inte detta lättare. Följden blir bl a att feedback mm upplevs utebli (se Johns inlägg) vilket har lett till att studenter, med all rätt, vid tillfällen har vänt sig till mah's jurister för att vi "ignorerar dem". Bara för att ta ett exempel.

    Sammanfattningsvis läggs det orimligt mycket tid och kraft på administration och trasig kommunikation, till detta kommer hantering av följderna. Jag trodde inte det var det jag jobbade med.

    SvaraRadera
  12. Håller helt med utifrån de erfarenheter jag har, dvs. av Itslearning, Kronox och GroupWise. Både programvaran GroupWise och den onlineaserade versionen har en hel mängd yxigheter som gör det svåranvänt.

    SvaraRadera
  13. Äntligen någon som tar det på allvar

    SvaraRadera
  14. Tack för alla kommentarer. Tack även till Eva Östling Ollén som tagit upp frågan med ledningen och kommer att informera om situationen på kommande styrelsemöte.

    SvaraRadera