Öppet brev

15 sep 2010

Öppet brev till
Eva Östling Ollén
Ordförande, Styrelsen för Malmö högskola

Angående IT-system vid Malmö högskola

Jag skriver detta brev för att styrelsen för Malmö högskola ska få kännedom om hur de olika IT-system som används vid Malmö högskola påverkar min - och troligtvis andras - arbetssituation. Först lite bakgrundsinformation. De system som på olika sätt påverkar arbetssituationen är huvudsakligen följande:

- Kronox, för schema och lokalbokning
- Palasso, för semester, tjänstledighet mm
- Invoice manager, för fakturahantering
- It's learning, för studentkommunikation
- Novell Groupwise för Mail mm
- LDAP-system för inloggning på Malmö högskolas personal- och studentdatorer samt inloggning på flertalet av ovan nämnda system

Kronox är ett nytt schemasystem som infördes för samtliga områden/institutioner under sommaren (vissa institutioner har använt det sedan tidigare). Införandet av systemet har medfört att antalet schemaläggare vid KS och CTS som delar denna tjänst ökat från en till två personer. Systemet genererar scheman som innehåller koder som är obegripliga för såväl lärare som studenter. Ett schematillfälle i kursen databasbaserad publicering kan t.ex. se ut enligt följande: TGPDM09h Kurs.grp: ME105A-20102-CT220-2 Sign: K3BOPE Moment: Laboration Aktivitetstyp: 0. För att söka i schemat måste man också kunna dessa koder. En av de allvarligaste bristerna är att systemet inte kan detektera dubbelbokningar av lärare vilket brukar vara ett minimikrav för ett schemaläggningssystem. I vilka korridorer man än rört sig under hösten har man hört folk som ondgjort sig över Kronox, med all rätt. Varför har det då blivit så här? Jag är övertygad om att det beror på att systemet har införts utan att det undersökts vad kärnverksamheten har för behov. Det är ett exempel på att Malmö högskola lider av toppstyrning, där det primära behovet för toppen har varit att ha ett system där det är enkelt att få fram uppgifter om lokalkostnader och lokalutnyttjande. Detta är naturligtvis viktiga faktorer då Malmö högskola med största sannolik skulle kunna använda lokalerna mer effektivt än i dagsläget. Tyvärr syns det ingen stans den egentliga kostnaden för systemet, räknat i alla timmar som lärare (och även studenter) måste lägga ned på administrativa rutiner i samband med schemaläggning. Istället för att införa ett lokalbokningssystem med begränsade schemaläggningsfunktioner borde ett riktigt schemaläggningssystem med lokalboknings- och lokaldebiteringsfunktioner införts.

Palasso är ett personaladministrativt system som hanterar reseräkningar, semester, tjänstledighet mm. Grundtanken är att det är ett egenrapporteringssystem, dvs de anställda ska själva anmäla sina ärenden i ett datorbaserat system. Tidigare skedde detta med hjälp av pappersblanketter som sedan en personaladministratör matade in i systemet. Tanken är i sig god men systemet har allt för många brister för att vara användbart. Återigen handlar det om användare måste kunna olika abstrakta koder för att hantera enkla ärenden. Systemet vägrar ofta att acceptera det man matar in, för att man angivit fel eller ingen kod i någon kryptisk ruta. Problemet här är att man inte tagit hänsyn till den djupa kompetens som finns bland lönehandläggarna på Malmö högskolas personalavdelning. När ärendena lämnades in på papper kunde lönehandläggarna enkelt komplettera ofullständiga rutor med rätt koder, något som är omöjligt för en som bara använder systemet vid enstaka tillfällen. När systemet infördes trodde man tydligen att den mångåriga erfarenhet som fanns hos lönehandläggarna automatiskt skulle överföras till alla lärare vid Malmö högskola. Resultatet blir förstås att lärarna måste ägna mer tid åt administrativa ärenden och mindre åt undervisning och forskning.

Invoice manager används inte av alla lärare, utan huvudsakligen av chefer och andra med rätt att attestera fakturor. Systemet innehåller liknande brister som Palasso, problemet är dock mycket mindre eftersom det är ett begränsat antal personer som använder systemet, och de lär sig till slut hur det fungerar.
It's learning är ett learning management system som används för kommunikation mellan lärare och studenter. Även här rör det sig om ett system som är utvecklat för ett ändamål men används till ett annat. Systemet är utvecklat för att användas i grundskolan (används bland annat av grundskolor i Lund) men används på en högskola. Det innebär till exempel att systemet har svårt att hantera gruppstorlekar över 30 personer. Då vi ofta har kurser med mer än 100 deltagare blir systemet mycket svårjobbat. Systemet är också väldigt slutet. För att få tillgång till materialet på en kurs måste man vara registrerad på kursen. Detta ses säkert som en fördel av flera, men personligen tror jag på öppna system. Jämför med MIT-s open courseware (http://ocw.mit.edu). Där finns kursmaterial, videoföreläsningar mm för mer än 2000 kurserna på MIT. Det finns undersökningar som visar att denna typ av öppet material är utmärkt för att rekrytera och locka till sig studenter. Malmö högskolas slutna policy vad det gäller kursmaterial ser jag som direkt skadlig i längden. Igen handlar det om ett verktyg som inte stöder verksamheten. Verktyget kanske är bra om det används i rätt miljö (grundskolan) men definitivt inte bra på Malmö högskola.

Novell Groupwise används för mail mm. Idag har mailservern varit oåtkomlig under ca två timmar. Under senast året har mail-systemet varit mycket instabilt. Att mailservern varit otillgänglig under flera timmar har varit vanligt, det har till och med förekommit att mailservern varit otillgänglig i över ett dygn. För några veckor meddelade IT-avdelningen att "I fredags den 3 september mellan klockan 13-15  hade vi problem med mailservern vilket påverkade mailleveransen för inkommande och interna mail. Det finns en risk att du blivit av med mail under avbrottet. Vet du med dig att du saknar mail så be avsändaren skicka om mailet." Speciellt sista meningen är svår att ta på allvar.

LDAP är en tjänst som gör att samma användarnamn och lösenord kan användas till många olika tjänster. Inloggning på studentdatorer, It's learning, Palasso, Invoice manager mm. Ett sådant system är både bra och nödvändigt, men det visar också hur sårbart det kan vara. I dag har LDAP-servern legat nere mellan ca kl 12 och kl 14.30. Den administrativa personalen har inte kunnat använda sina system och undervisning som kräver datorer har fått ställas in. I det här fallet är det ett system som måste finnas, men det måste vara mer stabilt. Det måste också finnas reservlösningar som kan tas i drift om det ordinarie systemet kraschar.
Då alla ovan nämnda system används dagligen i verksamheten leder det till stora problem när de inte fungerar. Det leder till stress och osäkerhet då man aldrig vet om man kommer att kunna utföra en laboration eller inte. Det leder till ökad arbetsbelastning då inställda undervisningstillfällen måste tas igen senare. Det leder till bristande förtroende för Malmö högskola från studenternas sida när systemen inte fungerar. Det leder kort och gott till såväl ineffektivitet som ohälsa inom organisationen.
Det är viktigt att framhålla att problemen inte beror på exempelvis bristande kompetens hos IT-personal, utan enligt min mening på bristande verksamhetsförankring när Malmö högskolas ledning beslutar om införandet av olika system. Det handlar också om att denna fråga inte tycks ha tillräckligt hög prioritet hos ledningen.

Tyvärr är inte dessa exempel unika för Malmö högskola. De är tvärtom så vanliga att det finns en nyutkommen bok med titeln "Jävla skitsystem! - Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet – och hur vi kan ta tillbaka kontrollen" (http://javlaskitsystem.se). Jag bifogar ett exemplar av boken. Där finns både en problembeskrivning samt förslag till lösningar. Alla system jag nämnt ovan hamnar enligt mig i kategorin "Jävla skitsystem".

Min förhoppning är att detta brev gör att Malmö högskolas ledning får upp ögonen för problemen och ger högsta prioritet åt åtgärder - innan det är för sent. Hör göra av dig om du vill diskutera något i brevet eller få något förtydligat. Brevet finns även öppet tillgängligt med möjlighet för vem som helst att kommentera på http://thingsiteach.blogspot.com/2010/09/oppet-brev.html

Vänliga hälsningar

Bo Peterson
lektor och studierektor i Datavetenskap
Malmö Högskola
CTS
SE-205 06 Malmö

T 040-665 76 19
M 0709-655493